元SEの学校事務職員がおススメ!!!パソコンの選び方!!!

元SEの筆者が事務職員のパソコンの選び方を教えます。
私は業務系アプリケーションを開発する元SEのため、パソコンのハードウェアの知識はあまりないのですが、元SEという肩書からPCに関する質問全般を同僚から受けることがあります。その中で特に多いのがパソコン買い換えとセキュリティ!!!両方専門分野外ですが、あまりにも質問が多いため今回はパソコンの買い替えについてお話します。

パソコンの買い替え時について

特に高負荷な利用をしない事務職員でも、パソコンは5年を目安に買い替えることをお勧めします。
高温多湿な日本では、どんなに丁寧に扱っていても、5年利用していると故障するリスクが高まるからです。
仕事で利用してるパソコンがいきなり今日から動かない…。バックアップから復旧するのに数日かかってしまう、もしくはバックアップがなくて復旧できないなんてことにもなりかねません。そんなことにならないためにも5年を目安に買い替えましょう。

事務職員が必要なパソコンの種類

まず間違ってもMacは買わないようにしましょう。現在の日本では事務作業はやはりWindowsが主流です。公的に提出する書類(学校事務でいうと補助金関係書類等)も基本はOffice製品がないと書類を作成できません。Macでも無料のオフィスソフトを入れて何となくできますが、微妙な調整ができなかったりマクロが正常に動かなかったり、あらゆる面でイライラすることが多いです。
家で使うパソコンもオシャレだからといってMacにしてしまうと後悔します。アフターコロナが叫ばれている現在ですが、事務職員でも在宅勤務をしている人は少なからずいるのではないでしょうか。家でのんびり作業したいのに思ったようにいかずイライラするなんて悲しいですよね…。

またデスクトップパソコンかノートパソコンかという問題ですが、私個人的にはノートパソコン1択です。ノートパソコンであれば会議室にも持ち運べますし、モニターさえ別で購入すればデスクトップのように大画面で作業することもできます。今の時代に事務職でデスクトップパソコンにする理由はないのではないでしょうか。

買い替えを行うパソコンのスペック

これ本当に良く聞かれます。はっきり言って今の時代10万円くらい払えば、どのパソコンを購入しても事務作業で使うのに全くストレスを感じないものが手に入ります。なのでほとんど何でも良いと思っていますが、私個人的に欲しいなと思うスペックをは下記のとおりです。

基本的には自分の好きなメーカー、好きなデザインで選んで問題ないです。デザイナーでもないですし、会社でゲームもしないんだから上記スペックで十分。仕事はできます。Windows11は最新版のOSですがすでにリリースから2年弱の実績もあるし、Windows10のような悪い噂はあまり出てきません。Proにしているのはセキュリティと管理機能があるからです。また別室のパソコンを操作するときのリモートデスクトップ機能も便利なのでWindows11 Proにしています。

CPUは基本どうでもいいです。有名なインテルで少し前の世代のCore i5以上であれば問題ないでしょう。今売っている10万円程度のパソコンで、CPUの影響で動作が遅いなんてものはないと思います。実際どのメーカーのものが良いなんてあまり分からないですし…。

メモリは少し足りないかな…、とも思いますが事務作業のみなら8GBで十分ではないでしょうか。マクロとか作ってガンガン作業効率化してますって人なら16GBあっても良いかと思います。今後のことを見据えて2スロット備えているPCで8GBを1本刺しで増設可能にしておくのもありですね。

記録媒体は間違ってもHDDは選ばないでください。Windows10のころから出ている不具合が解消されていないはずです。ディスク使用率が100%となってパソコンが固まって動かなくなります。容量は少なくても良いので必ずSSDを選びましょう。※これだけは必須です。

ディスプレイサイズは小さすぎても大きすぎても使いにくいです。事務作業メインで基本は動かさない、会議の時だけ動かすけど外出なんかほとんどしない。という事務職員向けのディスプレイサイズを選びました。

光学ドライブは邪魔なだけなので必要ないです。

Office製品について

Office製品はパソコン購入時に付いてくるものもありますが、Officeが付いてないものを購入しMicrosoft365のライセンスを利用してOfficeをインストールする方法が良いと思います。Microsoft365は教育機関であればA1という無料で利用できるものがありますし、教育機関でなくても月額750円～でOfficeやTeams、SharePointといったコミュニケーションツールも付いてきます。またクラウドストレージであるOneDriveが使えるのも便利です。

事務職員でも仕事は1人でするものではないので、パソコン購入をきっかけにMicrosoft365を導入して業務効率化していくのも良いと思います。Microsoft365に付いてくるオフィスはユーザーライセンスで、最大5台までOfficeをインストールすることができます。仕事場のパソコン、家で在宅勤務用に使うパソコン等、一つのライセンスで複数インストールできるのも嬉しいですね。

買って後悔？以外と気になる細かい仕様

バッテリー内蔵型ノートパソコン

ノートパソコンには利用者がバッテリーと取り外せるものと、利用者が取り外せない内蔵型のものがあります。ノートパソコンを利用していてしばらくすると、周辺機器を繋ぎすぎて帯電が発生し、電源が入らなくなることがあります。解消するにはACアダプターとバッテリーを外して5～10分ほど放置して放電するのですが、内臓バッテリーだと簡単にはいきません。PCを分解して内蔵バッテリーを外すか、自然に放電されるまで3日程度待つしかありません。ちなみに私が今利用しているPCは頻繁にこの症状が発生し、まだ購入して半年ですが、すでに2回分解しています。すぐに利用したい時には不便でしょうがないです。

また長年利用しているとバッテリーも持ちが悪くなったり、バッテリー自体が膨張してきて危険な状態になったりすることがあります。取り外しできるバッテリーなら簡単に交換できますが、内臓バッテリーの場合はメーカーに依頼して数日待つ必要があります。さらに馬鹿にならない作業費も取られます。

ノートパソコンを安全に分解できる知識がある人なら問題ないですが、選べるのであればバッテリーを簡単に取り外せる製品を選びましょう。

インターフェイスは足りているか

ノートPCとモニターを接続する場合HDMIやUSB Type-Cなどを使いますが、モニターを2個、3個と増やしたい場合、インターフェイスは十分に足りているでしょうか。私もあまり確認せず購入したのですが、外部出力用のHDMIが1つとUSB Type-Cが1つあったためモニターを2台利用できています。これ以上は自分的には必要ないので今のままで十分ですが、ご自身が利用したい環境に合わせてインターフェイスを確認することは必須です。まぁおそらく普通に使う分には大丈夫かと思いますが…。

まとめ

事務作業を行うには今売られている10万円前後のノートパソコンであればどれを買っても使えます。
基本的には自分の好きなメーカー、好きなデザインで選ぶことが重要です。
現役システムエンジニアの女性が言っていたのですが、彼女が爪をジェルネイルで綺麗にしているのは、仕事中に自分の爪をみてテンションを上げているからなんだそうです。パソコン自身も自分の好きな色やデザインならテンションが上がるのかも…。事務作業効率化にはそういった要素も必要かもしれません。