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学校事務の広報業務・HP作成は、「事務職なのにWebの仕事もするの？」と驚かれることが多い業務のひとつです。しかし実際には、学校のHPや広報誌の管理・更新は事務職員が担当するケースが非常に多いのが現実です。
私はSE歴10年以上から学校事務に転職した現役職員ですが、転職後に最も「前職のスキルが活きた」と感じた業務のひとつがこの広報・HP作成業務でした。一方で、IT経験のない事務職員にとっては「突然HPを任された」という状況になりやすく、戸惑う方も多いテーマです。
この記事では、学校事務の広報業務・HP作成の実態と、実務で押さえておきたいポイントを解説します。転職前の方にも、現役職員として広報を担当し始めた方にも参考になる内容です。
学校事務の広報業務とは何か
まず、学校事務における「広報業務」の全体像を整理します。広報業務は大きく2つに分かれます。
| 広報の種類 | 主な内容 | 担当頻度 |
|---|---|---|
| 対外広報（HP・SNS） | 学校HPの更新・管理、学校紹介ページの整備、入試情報の掲載、行事の写真掲載など | 月1〜複数回の更新が多い |
| 対内広報（印刷物） | 学校通信・広報誌の作成・印刷手配、保護者向けお知らせの作成・配布など | 学期ごと〜月1回程度 |
このうち、近年特に比重が増しているのがHP（ホームページ）の運用・更新です。少子化が進む中で、学校のHPは入学希望者や保護者が最初に触れる「学校の顔」となっており、その重要性はかつてないほど高まっています。
学校HPの運用・更新業務の実態
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学校HPの運用業務は、主に以下の3つに分けられます。
01定期更新業務：行事・お知らせの掲載
HPの更新業務として最も頻度が高いのが、学校行事の案内・結果報告・お知らせ類の掲載です。入試日程・オープンキャンパス・文化祭・卒業式といったイベント情報を随時更新します。また、行事後には写真とコメントを掲載する「活動報告」のページ更新も事務職員の担当になることが多いです。
多くの学校ではWordPressやスクールサイトビルダーなどのCMS（コンテンツ管理システム）を使用しているため、HTMLの知識がなくてもブログを書く感覚で更新できます。しかし、更新し忘れや誤情報の掲載は保護者・受験生からの信頼に直結するため、更新スケジュールの管理と内容確認が重要な責任業務です。
02構造整備業務：HPのページ設計・改善
定期更新とは別に、HPの構造自体を見直す整備業務も事務職員が担うことがあります。「入試情報のページが探しにくい」「学校紹介の内容が古いまま」「スマホで見づらい」といった課題を発見・改善することが、HPの質を維持するために重要です。
また、HPは入学希望者が「この学校に入りたい」と思うかどうかを左右する重要なツールです。そのため、単なる情報掲載にとどまらず、見た人が「もっと知りたい」と思えるページ設計を意識することが広報業務の核心になります。
・学校紹介：教育方針・学校の特色・卒業後の進路が明確に伝わること
・お知らせ：更新日付が明確で、最新情報が常に上位に表示されること
・アクセス・お問い合わせ：地図・電話番号・問い合わせフォームがすぐ見つかること
03新規作成業務：HPリニューアルや新規ページ制作
数年に一度、学校HPのフルリニューアルや、新しいコンテンツページの新規作成が発生します。これは定期更新より規模が大きい業務で、外部の制作会社に依頼するか、内製するかの判断も事務職員が主導することがあります。
外部制作会社に依頼する場合でも、要件定義（何を作りたいか）・スケジュール管理・確認作業・最終チェックは事務職員の責任です。つまり、IT・コミュニケーション・プロジェクト管理の3つのスキルが求められる業務となります。
学校HPと「集客」の関係：広報業務の本質
ここで少し視点を広げて、学校HPが果たす役割を「集客」という観点から考えてみましょう。
私立学校にとって、入学希望者を集めることは学校経営の根幹です。しかし多くの学校では、HPの運用が「情報を載せるだけ」で止まっており、「検索されるHP・見てもらえるHP」を意識した設計になっていないことがあります。
たとえば、「〇〇市 私立高校」「○○市 中学 進学 特色」といったキーワードで地域の保護者が検索したとき、学校HPが上位に表示されなければ、どれだけ内容が充実していても見てもらえません。これはHPの集客、つまりSEO（検索エンジン最適化）の問題です。
さらに、学校は地域に根ざした「地域ビジネス」的な側面も持っています。そのため、地域の保護者・受験生にいかにオンラインでリーチするかという視点も、広報業務において重要になってきました。こうしたオンライン集客の考え方については、地域ビジネスのオンライン集客を加速する地方密着の成功ガイド！必ず知っておきたい実践テクニック | 東京のMEO対策・SEO対策会社はセンタリングのような専門情報も参考になります。
・ページタイトルに学校名・地名・キーワードを入れる（例：「○○市 ○○高校 入試情報2026」）
・更新頻度を保つ（定期的に更新されているHPは検索エンジンに評価されやすい）
・スマホ対応（レスポンシブデザイン）を確認する（現在は保護者の多くがスマホで検索する）
・画像にalt属性（説明文）を入れる（アクセシビリティ向上と検索対策の両方に効果がある）
広報誌・印刷物の作成業務
HPと並ぶ広報業務の柱が、紙の広報誌・学校通信の作成です。保護者向けのお知らせ・学期ごとの広報誌・入試向けの学校案内パンフレットなどが該当します。
| 印刷物の種類 | 主な内容 | 作成頻度の目安 |
|---|---|---|
| 学校通信・お便り | 月ごとの行事予定・連絡事項・学校からのメッセージ | 月1〜2回 |
| 広報誌 | 学校の取り組み・卒業生の声・行事報告など特集ページ | 学期ごと〜年2〜3回 |
| 入試向けパンフレット | 学校の特色・コース案内・入試情報・卒業後の進路 | 年1回更新が基本 |
| 保護者向け案内文 | 行事・徴収金・申請書類などの個別案内 | 随時（必要に応じて） |
これらの印刷物の多くは、WordやPowerPoint・Canvaなどのデザインツールで作成します。特にCanvaは無料で使えるテンプレートが豊富で、デザインの専門知識がなくてもクオリティの高い広報物を作りやすいため、近年多くの学校で活用されています。
IT出身者が学校の広報で強みを発揮できる場面
最後に、SE・IT経験者が学校の広報業務において特に強みを発揮できる場面をまとめます。転職を検討している方にとっても、「前職のスキルがこう活きる」という具体的なイメージになれば幸いです。
01CMS・HPの技術的なトラブル対応
WordPressのプラグインが動かない、画像がうまく表示されない、フォームが機能しない——こういった技術的なトラブルは、IT知識のない職員には対処が難しい場面です。しかしSE・IT出身者にとっては、ほとんどが検索と基本知識で解決できるレベルの問題です。「この人がいると安心」という職場での信頼につながります。
02HP改善の提案・実行
「HPが古い」「見づらい」という課題感は多くの学校が持っていますが、具体的にどう改善するかを提案できる人材は少ないです。ユーザー目線のUI設計・情報構造の整理・スマホ対応確認といった視点は、SE経験者が自然に持っているスキルです。これを広報改善に活かすことで、学校への貢献度が目に見える形になります。
03GoogleアナリティクスによるHP分析
学校HPにGoogleアナリティクスを導入することで、「どのページが多く見られているか」「どこから流入しているか」「直帰率が高いページはどこか」といったデータが取得できます。このデータを基に広報活動を改善するサイクルを作ることは、データドリブンな発想を持つIT出身者にとって最も力を発揮できる領域のひとつです。
まとめ：学校事務の広報・HP業務は「ITスキルが最も活きる場所」
- 広報業務はHP運用と印刷物作成の2本柱 ─ 事務職員が一手に担うケースが多い
- HP更新はCMSで管理 ─ IT知識がなくても対応できるが、更新スケジュール管理が重要
- 学校HPは「集客ツール」でもある ─ SEO・スマホ対応・更新頻度を意識することで入学希望者へのリーチが変わる
- 広報誌はWord・Canvaで作成 ─ 著作権・個人情報の取り扱いに注意する
- IT出身者は広報業務で圧倒的な強みを発揮できる ─ 技術対応・HP改善・データ分析のすべてで即戦力になれる
学校事務の広報・HP作成業務は、一見地味に見えて、実は学校の「顔」を作る重要な仕事です。そしてこの領域こそ、IT・SE出身者が最も前職の経験を活かせる場所でもあります。転職を検討している方は、ぜひ「広報担当も任せてもらえる」という視点で学校事務を評価してみてください。