私は大学を卒業してから10数年、システムエンジニアとして業務システムの開発を行ってきました。 勤怠管理、営業支援、人事管理、会計等、あらゆるシステムに携わり、様々な知識を学びました。 そんな私が事務職になったのは、たまたま地元の学校で職員採用の募集があったからです。 とんとん拍子で採用が決まり、学校事務としての再スタートを切ったものの、システムエンジニアとしての血が騒ぎ、定型業務の改善を提案し続けています。 私が入職して最初に驚いたのは、書庫という存在があることです。
みなさん、これ何ていうか知ってますよね？ そう、通称キングファイルって言います。恥ずかしながら私、これを転職するまで触ったことがありませんでした。 書庫にたくさん整列しており、本当にびっくりした記憶があります。 必要かどうかも分からない資料をとりあえず取っておくという風習もあり、夏休みを利用して職員総出でシュレッダーにかけたという思いでもあります。電子帳簿保存法が本格的に始まったら、うちの学校もすっきりするのでしょうか。 ほとんど紙でとっておくという風習のため、ファイルサーバーというものも当然ありませんでした。 synology製品のnasを導入したときは、原始的な管理方法から少しでも脱却できたようで本当に嬉しかったです。
面白いことにメールアドレスも1人に1つ割り振られてなく、メールが来たものを紙で印刷して配っているという状態でした。これ、笑い話ではないんです。本当にそうやって管理しており、紙を印刷して配り忘れたら先輩方に怒られるという悲しい現場も幾度となく目撃しました。
業務効率化が進んでいる学校もあるかもしれませんが、私の就職した学校はこのような状況でした。
まだまだ他にもありますが、驚いたこと、そしてそれをどのように変えてきたのかを今後書いていこうと思います。